Come Scrivere un Documento Efficace

Come Scrivere un Documento Efficace

Luca No Comment
Guide

Per te che vai di fretta, ma non vuoi rinunciare ad incamminarti sulla via della buona scrittura.

A chi stai scrivendo? Mettiti nei suoi panni
Pensa bene al destinatario della comunicazione. Un buon testo professionale non è solo un esercizio di regole sintattiche e grammaticali, è un atto di relazione tra umani. Mettiti nei panni della persona o delle persone che leggeranno. Il contesto gli è chiaro? Sarà facile per loro capire i tuoi obiettivi? Se citi altri documenti, sono noti anche a loro? Il loro livello culturale è adeguato alle scelte lessicali che hai fatto?
Ricorda: un buon comunicatore è innanzitutto uno che ama l’umanità.

Metti ordine nei tuoi pensieri. Dove vuoi arrivare?
Se non hai tempo di scrivere una scaletta, fai questa operazione almeno mentalmente. Che obiettivo mi pongo con questo testo? Cosa voglio che l’altro capisca? Concluso questo passaggio, ti sarà più chiaro il modo di organizzare il testo: inizio, argomentazione, conclusioni, argomenti che non puoi tralasciare.

Le cinque W non tramontano mai. Tienile a mente, sempre.
Le cinque W sembrano così ovvie, ma non sempre ci si ripensa.
La W è la lettera iniziale delle parole inglesi: Who, What, Where, When, Why. Chi, Cosa, Dove, Quando e Perché. E’ un modello giornalistico (magari i giornalisti lo rispettassero sempre!).
Significa che un testo, anche di sole tre righe, deve sempre contenere l’indicazione di chi ha fatto cosa, quando dove e perché.
Se provi ad esercitarti su testi già scritti, ti accorgerai che le “5W” sono trascurate più spesso di quello che pensi. Qualcuno dice che il testo perfetto dovrebbe includere 5 W + H, che sta per How (=Come).

La sintassi. Più è semplice, meglio è.
Chissà chi, e chissà quando, deve aver spiegato agli italiani che le frasi devono essere roboanti e affastellate, per darsi importanza.
Chi vuole scrivere testi professionali sappia invece che la sintassi (cioè l’ordinamento dei vari membri della frase) deve essere semplice. Ovvero prevedere la frase principale, e al massimo una frase coordinata o subordinata. Le frasi composte da tre, quattro o cinque subordinate, magari incastonate una dentro l’altra, non si addicono alla scrittura professionale, confondono il lettore e minacciano la sua buona volontà.

Ogni frase, un concetto, e vai al sodo.
Strettamente collegata con la precedente, è la regola che consiglia di inserire un solo concetto forte per ogni frase. Se vuoi dire altro, fermati, fa’ una pausa, metti il punto, e ricomincia. Ogni frase avrà un suo preciso valore e una sua logica. Anche la sintassi sarà di conseguenza più semplice, se eviterai di accumulare concetti uno sopra all’altro.
Un’altra cosa da evitare sono le introduzioni, i preamboli, le lunghe premesse. Va’ subito al cuore del messaggio, e il lettore ti ringrazierà.

Limita le parole astratte, gli inglesisimi, le parole altisonanti.
Non saranno certo i paroloni ad ingannare il nostro lettore. Se il testo è inconsistente, se ne accorgerà. Usa parole semplici, non banali ma concrete, che possano evocare nella sua mente qualcosa di reale.
Evita dunque gli eccessi di parole astratte, sostituiscile con dei verbi all’infinito o con espressioni di significato equivalente ma più vive.
Anche l’inglese va usato con moderazione. Non potrò mai dimenticare il titolo uscito alcuni anni fa su un giornale: “Underlab, countdown per i 12 mesi off limits”. D’accordo le esigenze di spazio, ma i lettori cosa avranno capito? Alcune parole sono insostituibili, è vero, ma non tutte. Se ti sforzi, un sostituto efficace della nostra bellissima lingua ti verrà in mente.

Anche l’occhio vuole la sua parte.
E che parte! Mi sto riferendo alla necessità di favorire la lettura veloce. Non sempre la persona a cui scrivi ha tutto il tempo di scorrere con calma il tuo testo. Allora metti un titolo efficace, usa il sottotitolo per condensare il contenuto del testo, oppure scrivi l’oggetto come fosse l’occhiello di un quotidiano, in modo che catturi la sua attenzione.
Componi una pagina ariosa, che abbia dei margini ampi. Stacca i paragrafi con il rientro della prima riga, oppure inserendo una riga tra uno e l’altro. Scegli i caratteri più semplici. Marca con il grassetto le parole più importanti nel corpo del testo, in modo che scorrendo con l’occhio i paragrafi si capisca già dove vanno a parare.