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Come Scrivere Lettera tra Aziende

Luca No Comments

Una lettera business, inviata da un’azienda a un’altra azienda per richiedere un preventivo e verificare la possibilità di fare affari insieme. O almeno così sembra, visto che l’autore è riuscito a scrivere in un italiano davvero oscuro. Guardate qua.

Come risulta essere

C.A. Sig. Francioni

Siamo la società EXPERTA S.P.A., operiamo nel settore dell’outsourcing, dovendo di conseguenza gestire gli obblighi e gli oneri derivanti dalla L.626/94, vorremmo per scelte logistiche e per un’azione diretta di riscontro al fine di essere maggiormente efficienti, essere il più vicino possibile al luogo di operatività.
A tal proposito Le chiediamo, qualora fosse possibile, un preventivo con offerta dei costi riguardanti gli interventi da effettuarsi in base alle normative vigenti, sottolineando che noi pur essendo una società interinale operiamo nel lungo periodo.
A completamento di quanto sopra, l’eventuale costo di una presenza giornaliera sul luogo operativo nel caso di una visita ispettiva degli organi preposti al controllo e per le comunicazioni eventuali verso gli istituti sopra indicati.
I pagamenti verrebbero effettuati alla fine del mese previo fatturazione.
La nostra richiesta di collaborazione può essere in base a due esigenze, che possono essere assimilate oppure separate e prevedono il fondamentale fine di assisterci e se alcuni vostri clienti richiedessero di esternare la loro struttura produttiva sarà quantificata a Vs. favore una commissione.
Per ulteriori chiarimenti e dinformazioni potrà contattarCi richiedendo del rag. Merlanti.
In attesa di una Sua risposta, La ringraziamo per la cortese attenzione cogliendo l’occasione per salutarLa.
Distinti saluti.

Soc. Experta SPA
Resp. comm.le Rag. Merlanti

…ed è difficile dire come poteva essere!

Questa lettera è quasi un delirio. Tranne alcuni passaggi, non è chiarissimo cosa l’autore voglia dire, quindi evito una riscrittura. Segnalo soltanto, a beneficio di tutti quelli che ogni giorno scrivono lettere in azienda e mi chiedono consigli, gli errori principali.

Quali errori

La lettera è troppo lunga. Nell’originale conto 19 righe di testo e i paragrafi sono almeno sei. Il contenuto si poteva esprimere sicuramente con molte meno parole! Sarebbe bastato togliere alcune formule inutili o ridondanti (di conseguenza…qualora fosse possibile…a completamento…eventuali) per avere un primo risultato. Trovate qualche indicazione in merito nel paragrafo la lunghezza ideale.
Troppe subordinate, troppi incisi. Prendete il secondo paragrafo: A tal proposito Le chiediamo…qualora fosse…sottolineando che…noi pur essendo….operiamo. Per l’uso corretto delle subordinate e per la sintassi in generale, guarda la sezione Sintassi.
Troppe espressioni fumose, frasi inconsistenti. Una lettera in ambito aziendale deve essere concreta, portare dati, stringere subito sugli obiettivi. Che senso ha chiedere un preventivo sugli interventi da effettuarsi in base alle normative vigenti? Un preventivo si formula sulla base di richieste precise! E poi: che significa dire vorremmo…essere più vicini possibile al luogo di operatività? Quale luogo? Quello dell’azienda contattata (che dista 450 km da Milano) o quello dei loro clienti?
Troppe abbreviazioni soprattutto nell’apertura e nella firma. Rag., Soc., Resp. comm.le, C.A., Vs. favore, L.626… Per le abbreviazioni, leggi la sezione Niente singhiozzi e nome e indirizzo.
Le maiuscole in corpo di parola per i pronomi La, Le, Vi, Ci,o per i possessivi, esempio una Sua risposta… potrà contattarCi…salutarLa…eccetera. Ormai queste formule di presunta cortesia (scrivo Sua pensando di dare importanza all’interlocutore) sono cadute in disuso. Chi vuole scrivere con uno stile sicuro, per favore le eviti.
I saluti. La ringraziamo per la cortese attenzione cogliendo l’occasione per salutarLa. Ma come, cogliere l’occasione!? Stai chiudendo la lettera, è la prima volta che scrivi a questa persona…e cogli l’occasione? Per favore! E poi, a questa formula pomposa il nostro aggiunge: Distinti saluti. Ma quanti saluti… Per indicazioni su come concludere una lettera, leggi la conclusione.
E poi la solita domanda: ma perché così tante persone pensano di darsi un tono parlando e scrivendo in modo complicato? E’ quella che Italo Calvino, lucido osservatore della nostra lingua e geniale scrittore, chiamò l’antilingua. Ci torneremo sopra.

Come Scrivere un Documento Efficace

Luca No Comments

Per te che vai di fretta, ma non vuoi rinunciare ad incamminarti sulla via della buona scrittura.

A chi stai scrivendo? Mettiti nei suoi panni
Pensa bene al destinatario della comunicazione. Un buon testo professionale non è solo un esercizio di regole sintattiche e grammaticali, è un atto di relazione tra umani. Mettiti nei panni della persona o delle persone che leggeranno. Il contesto gli è chiaro? Sarà facile per loro capire i tuoi obiettivi? Se citi altri documenti, sono noti anche a loro? Il loro livello culturale è adeguato alle scelte lessicali che hai fatto?
Ricorda: un buon comunicatore è innanzitutto uno che ama l’umanità.

Metti ordine nei tuoi pensieri. Dove vuoi arrivare?
Se non hai tempo di scrivere una scaletta, fai questa operazione almeno mentalmente. Che obiettivo mi pongo con questo testo? Cosa voglio che l’altro capisca? Concluso questo passaggio, ti sarà più chiaro il modo di organizzare il testo: inizio, argomentazione, conclusioni, argomenti che non puoi tralasciare.

Le cinque W non tramontano mai. Tienile a mente, sempre.
Le cinque W sembrano così ovvie, ma non sempre ci si ripensa.
La W è la lettera iniziale delle parole inglesi: Who, What, Where, When, Why. Chi, Cosa, Dove, Quando e Perché. E’ un modello giornalistico (magari i giornalisti lo rispettassero sempre!).
Significa che un testo, anche di sole tre righe, deve sempre contenere l’indicazione di chi ha fatto cosa, quando dove e perché.
Se provi ad esercitarti su testi già scritti, ti accorgerai che le “5W” sono trascurate più spesso di quello che pensi. Qualcuno dice che il testo perfetto dovrebbe includere 5 W + H, che sta per How (=Come).

La sintassi. Più è semplice, meglio è.
Chissà chi, e chissà quando, deve aver spiegato agli italiani che le frasi devono essere roboanti e affastellate, per darsi importanza.
Chi vuole scrivere testi professionali sappia invece che la sintassi (cioè l’ordinamento dei vari membri della frase) deve essere semplice. Ovvero prevedere la frase principale, e al massimo una frase coordinata o subordinata. Le frasi composte da tre, quattro o cinque subordinate, magari incastonate una dentro l’altra, non si addicono alla scrittura professionale, confondono il lettore e minacciano la sua buona volontà.

Ogni frase, un concetto, e vai al sodo.
Strettamente collegata con la precedente, è la regola che consiglia di inserire un solo concetto forte per ogni frase. Se vuoi dire altro, fermati, fa’ una pausa, metti il punto, e ricomincia. Ogni frase avrà un suo preciso valore e una sua logica. Anche la sintassi sarà di conseguenza più semplice, se eviterai di accumulare concetti uno sopra all’altro.
Un’altra cosa da evitare sono le introduzioni, i preamboli, le lunghe premesse. Va’ subito al cuore del messaggio, e il lettore ti ringrazierà.

Limita le parole astratte, gli inglesisimi, le parole altisonanti.
Non saranno certo i paroloni ad ingannare il nostro lettore. Se il testo è inconsistente, se ne accorgerà. Usa parole semplici, non banali ma concrete, che possano evocare nella sua mente qualcosa di reale.
Evita dunque gli eccessi di parole astratte, sostituiscile con dei verbi all’infinito o con espressioni di significato equivalente ma più vive.
Anche l’inglese va usato con moderazione. Non potrò mai dimenticare il titolo uscito alcuni anni fa su un giornale: “Underlab, countdown per i 12 mesi off limits”. D’accordo le esigenze di spazio, ma i lettori cosa avranno capito? Alcune parole sono insostituibili, è vero, ma non tutte. Se ti sforzi, un sostituto efficace della nostra bellissima lingua ti verrà in mente.

Anche l’occhio vuole la sua parte.
E che parte! Mi sto riferendo alla necessità di favorire la lettura veloce. Non sempre la persona a cui scrivi ha tutto il tempo di scorrere con calma il tuo testo. Allora metti un titolo efficace, usa il sottotitolo per condensare il contenuto del testo, oppure scrivi l’oggetto come fosse l’occhiello di un quotidiano, in modo che catturi la sua attenzione.
Componi una pagina ariosa, che abbia dei margini ampi. Stacca i paragrafi con il rientro della prima riga, oppure inserendo una riga tra uno e l’altro. Scegli i caratteri più semplici. Marca con il grassetto le parole più importanti nel corpo del testo, in modo che scorrendo con l’occhio i paragrafi si capisca già dove vanno a parare.

Come Scegliere le Parole

Luca No Comments

Su questo argomento si può scrivere un’enciclopedia, ma non è questo che ci serve. Per limitarmi ad una guida rapida, direi:

Risulta essere meglio usare parole concrete che parole astratte (come: integrazione, articolazione, situazione, realtà, struttura, sistema, e simili…). Al posto delle parole in -zione, usate l’infinito del verbo corrispondente. Il verbo è più dinamico, attivo. Al posto di realtà, struttura, sistema, trovate nomi capaci di suggerire un’immagine nella mente di chi legge.

Risulta essere meglio usare la forma attiva che quella passiva. Esempio: la relazione è stata scritta secondo criteri di … Questa frase è floscia, impersonale, lascia capire che chi scrive non si prende le proprie responsabilità. Molto meglio: ho scritto la relazione secondo criteri… Il verbo nella forma attiva dà energia alle vostre frasi. Anche le forme passive con venire sono da limitare. Esempio: il giornale viene letto, gli amici vengono considerati…

Risulta essere meglio usare una forma positiva che una negativa. Esempio, dire: non siamo sicuri che i risultati di produzione non avranno impatti sulle politiche del personale… lascia una sensazione fastidiosa. Meglio scrivere: Ii risultati di produzione potrebbero avere impatti sulle politiche del personale…

Risulta essere meglio non esagerare con i modi di dire. Sono frasi simpatiche, che tramandano categorie di comportamenti nel sapere popolare, però nella lingua scritta dovrebbero avere una parte minima. Esempio: essere il rovescio della medaglia, andare col vento in poppa, essere in vena, cercare il pelo nell’uovo, essere il trampolino di lancio, fare una levata di scudi, alzare la posta in gioco…e via così. Leggi, a questo proposito, il consiglio di Don Chisciotte.

Risulta essere meglio non esagerare con l’aggettivo prima del sostantivo. Se dico un interessante libro, un evoluto software , aggiungo enfasi all’espressione. Bisogna essere consapevoli di questo effetto, e saperlo dosare. Se scrivo un testo di una pagina o due usando sempre l’aggettivo prima del sostantivo, otterrò un andamento noioso. Come se uno gridasse sempre: alla fine nessuno lo starebbe più a sentire. Ancora peggio se gli aggettivi sono due! Usiamo l’aggettivo solo se indispensabile, e mettiamolo prima del sostantivo solo poche volte.

Risulta essere meglio non esagerare con gli avverbi e le locuzioni avverbiali, relativamente a cui è possibile vedere la guida pubblicata su Linguaegrammatica.com in questa pagina. La maggior parte delle volte non aggiungono niente. Fate la prova voi stessi. Prendete un testo scritto in passato e togliete gli avverbi. La gran parte delle frasi non ne risentirà, anzi. Soprattutto quelli in -mente, sono da evitare.

Come Scrivere Lettera al Personale

Luca No Comments

Una lettera inviata dal direttore generale di una grande organizzazione ai suoi funzionari, ai quali chiede di raccogliere tutto il materiale utile a conoscere l’attuale rete informatica, poiché sta per acquistare un nuovo software gestionale.

Come è…

Si comunica alle SS.VV. che sono stati predisposti tutti gli atti endoprocedimentali, necessari all’indizione della gara a trattativa privata per l’acquisizione di un sistema gestionale amministrativo.

Ciò premesso, al fine di seguire un esatto percorso cognitivo circa il funzionamento dell’attuale rete informatica, sulla quale insisterà l’acquisendo programma, si richiede con cortese urgenza di acquisire presso i locali della Direzione ogni utile atto stilato per l’acquisizione del materiale informatico attualmente in uso.

Distinti saluti.

Il Direttore
Ing. Giulio Bianchi

…e come poteva essere

(data)

Cari collaboratori,

desidero informarvi che sto procedendo all’acquisto di un nuovo software gestionale per l’amministrazione, mediante una gara a trattativa privata. Ho bisogno del vostro aiuto per conoscere con esattezza le caratteristiche dell’attuale rete informatica aziendale, con la quale il nuovo programma dovrà interagire.

Vi prego di farmi avere entro la fine della prossima settimana ogni documento riguardante l’acquisto e l’aggiornamento del materiale informatico che stiamo utilizzando.

Grazie per la collaborazione, cordialità

Giulio Bianchi
Direttore Generale

Quali errori

Rivolgersi ai propri dipendenti con un gelido si comunica (perché l’impersonale? sei tu che scrivi!) alle SS.VV. (terribile! Questa formula è stantìa e ingiallita come una vecchia scartoffia, nemmeno le ferrovie dello Stato si chiamano più FF.SS.) è un invito alla rivolta sindacale.
Il lessico è barocco e le frasi sono arzigogolate, due gravi errori per una comunicazione aziendale (endoprocedimentali…percorso cognitivo…acquisendo programma…ogni utile atto…cortese urgenza…l’urgenza può essere cortese? E poi: non è meglio indicare una scadenza?)
In sette righe ricorre quattro volte : acquisizione, acquisendo, acquisire, acquisizione. Deve pur esserci un sinonimo. Acquisire rischia di diventare come effettuare.
La frase acquisire presso i locali della Direzione non è chiara. Se è il Direttore che scrive…gli altri devono acquisire presso di lui? Boh!
Distinti saluti. E’ orribile ma talvolta, se la comunicazione vuole essere distaccata, si può anche usare. Non di certo in una lettera ai propri dipendenti.
Ma perché così tante persone pensano di darsi un tono parlando e scrivendo in modo complicato? Perché ancora siamo vittime dell’antilingua.

Come Utilizzare la Persona in un Testo

Luca No Comments

Capita con una frequenza allarmante di leggere lettere o altri testi dove la persona è variata in modo brusco e, spesso, con effetti comici. Si parte con lo scrivente, si prosegue con io, si dà all’interlocutore prima del lei per poi procedere con un impersonale si prega o un improvvido voi.

La variazione di persona è un artificio retorico e stilistico che, se usato da mani esperte, rende il testo brillante e piacevole. Ma è bene lasciarlo alle mani esperte.

Il consiglio è di verificare come avete iniziato il vostro testo. Tornate alla prima riga. Se avete iniziato con Spett.le Ditta, dovrete proseguire con il voi. Se avete iniziato con Gentile Dottore, restate fedeli al lei.
La formula scelta all’inizio influenza tutto il vostro testo. Quindi sceglietela con attenzione! Non avventuratevi in un Richiedo a codesta spettabile Direzione. Come chiamerete poi questa Direzione? Con il lei? Con il voi? Impossibile. Dovrete ricorrere a una serie di frasi contorte.

Insomma, le variazioni di persona, se usate impropriamente, fanno venire il mal di mare e dispongono negativamente il lettore. Quando rileggete i vostri testi, controllate con attenzione questo aspetto.